Duunissa -palvelun käyttöohjeet pääkäyttäjälle

Palvelussa on kaksi eri tapaa poistaa työntekijätunnus käytöstä. Ensimmäinen tapa on ottaa tunnus pois käytöstä eli muuttaa tunnus ns. "passiiviseksi". Passiivisen työntekijätunnuksen tiedot sekä tuntikirjaukset säilyy edelleen palvelussa, tehdyt työvuorot näkyy edelleen raporteilla ja tunnit säilyvät projektien yhteenvedoissa. Käytöstä poistetulla tunnuksella ei kuitenkaan voi palveluun kirjautua jonka takia sitä ei myöskään lasketa Duunissa.fi -palvelun paketin työntekijämäärään. Näin ollen työntekijän asettaminen passiiviseksi vapauttaa paikan uuden tunnuksen lisäämiselle.

Tunnus asetetaan passiiviseksi tunnuksen profiilissa "Tunnuksen Tila" -kohdassa. Poistamalla tunnukselta mahdollisuus kirjautua sisään muuttuu tunnus passiiviseksi. Passiivisen tunnuksen voi ottaa takaisin käyttöön eli muuttaa ns. "aktiiviseksi" tunnukseksi asettamalla asetus takaisin päälle. Tämä vaatii sen että paketissa on tilaa ottaa käyttöön aktiivinen tunnus.

Käytöstä poistettuja työntekijätunnuksia ei näytetä Työntekijät -sivulla normaalisti mutta valitsemalla alasvetovalikosta näytettäväksi joko Passiiviset- tai Kaikki työntekijät näkyy passiiviset tunnukset punaisella taustalla.

Toinen tapa poistaa työntekijän tunnus on käyttää tietosuojan mukaista henkilötietojen unohdus toimintoa. 

Työntekijän tunnus voidaan myös poistaa toiminnolla joka poistaa kaikki työntekijän tiedot palvelusta. Työntekijän unohtaminen vastaa tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen unohtamista. Tätä toimintoa ei voi peruuttaa joten sitä suositellaan käytettäväksi vain jos on täysin varmaa että mitään kyseisen henkilön tietoja tai työvuorotietoja ei enää tarvitse palvelussa säilyttää ja ne on otettu palvelusta talteen. Tunnuksen muokkauksessa aivan sivun alareunassa on "Merkitse unohdetuksi" -nappi josta painamalla palvelu pyytää vahvistuksen ennen tietojen hävittämistä. Vahvistuksen jälkeen järjestelmä sotkee kaikki tunnuksen henkilötiedot sekä poistaa tunnuksen näkyvistä myös passiivisten tunnusten listauksesta. Työvuorotiedot jäävät palveluun joten tuntimäärät eivät muutu esimerkiksi projektien yhteenvedoissa. 

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palvelun raporteista on edelleen haettavissa esimerkiksi tiettyyn projektiin tehdyt tunnit ilman, että työntekijän unohtaminen vaikuttaa tähän. Työvuorojen henkilötietona näkyy silloin "Unohdettu työntekijä", eikä palvelusta pysty enää yhdistämään unohdettua työntekijää hänen tekemiin tunteihin. 

Unohdettua työntekijää ei myöskään lasketa Duunissa.fi -palvelun pakettiin mukaan. 

Työntekijän profiilissa on mahdollista myös ladata työntekijän tiedot palvelusta CSV-muodossa. Painikkeesta avautuu sivu jossa on mahdollista ladata 2 eri tiedostoa. Ensimmäinen tiedosto sisältää kyseisen tunnuksen kaikki palveluun merkityt henkilötiedot ja toinen tiedosto sisältää kaikki kyseisen tunnuksen tekemät työvuorot.