Duunissa.fi -palvelun käyttöohjeet pääkäyttäjälle

Tälle sivulle on koottu Duunissa.fi-palvelun yleisimpiä kysymyksiä.

Salasanan palauttaminen

Mikäli pääkäyttäjä, lisäpääkäyttäjä tai työntekijä on unohtanut salasanansa palveluun, sen palauttaminen on mahdollista lähettämällä Duunissa.fi-sivustolta salasanan palautusviestin omaan sähköpostiin.

Mene osoitteeseen Duunissa.fi ja valitse oikeasta yläkulmasta "Kirjaudu", joka vie sinut palvelun normaalille kirjautumissivulle. Tältä sivulta löydät "Oletko unohtanut tunnuksesi" -linkin, jota painamalla pääset syöttämään tunnukseesi liittyvän sähköpostiosoitteen. Tämän jälkeen saat sähköpostiisi viestin, josta löydät salasanan palautuslinkin. Palautuslinkkiä painamalla sähköpostiisi lähetetään uusi salasanasi.

Huomioi, mikäli työntekijätunnukseen ei ole liitetty sähköpostiosoitetta, ei salasanaa voida palauttaa edellä mainitulla tavalla. Pääkäyttäjä pystyy tässä tapauksessa vaihtamaan salasanan työntekijän asetuksista.

Yrityksen pääkäyttäjän vaihtaminen

Yrityksen tili on sidottu pääkäyttäjän tiliin jonka johdosta yrityksen tiliä ei voi siirtää toisen tunnuksen alle. Pääkäyttäjän vaihtamiseksi pitääkin pääkäyttäjän tili luovuttaa uudelle pääkäyttäjälle.

  1. Vanha pääkäyttäjä kirjautuu palveluun pääkäyttäjätunnuksilla.

  2. Vanha pääkäyttäjä siirtyy muokkaamaan profiiliaan painamalla nimensä kohdalta "Kirjaudu ulos" -painikkeen vierestä ja valitsemalla muokkaa.

  3. Tunnuksesta kannattaa tässä kohtaa poistaa kaikki henkilökohtaiset tiedot kuten puhelinnumero, osoite, yms.

  4. Tunnukseen kannattaa syöttää väliaikainen käyttäjätunnus sekä salasana ja asettaa sähköpostiosoitteeksi uuden pääkäyttäjän sähköpostiosoite sekä valita ruutu "Lähetä kirjautumistiedot sähköpostiini". (Sähköpostiosoite ei saa olla käytössä jollakin toisella Duunissa.fi -tilillä. Mikäli sähköpostiosoite on jo käytössä tulee se käydä poistamassa toiselta tililtä ennen sen asettamista pääkäyttäjätilille.)

  5. Tallenna muutokset. Tämän jälkeen uusi pääkäyttäjä saa sähköpostiinsa käyttäjätunnuksen ja salasanan. Suosittelemme että uusi pääkäyttäjä kirjautuu palveluun ja käy edellämainitulla tavalla asettamassa tilille itselleen sopivan uuden käyttäjätunnuksen ja salasanan, sekä tarvittavat yhteystiedot.

Mikäli vanha pääkäyttäjä ei pysty kirjautumaan palveluun tai pääkäyttäjän vaihdossa tulee muita ongelmia, pyydämme teitä olemaan yhteydessä osoitteeseen info@duunissa.fi. Haluamme aina varmistaa, että yrityksen pääkäyttäjyys siirtyy sellaiselle henkilölle, jolla on oikeus päästä tililtä löytyviin tietoihin.

Duunissa.fi-palvelun tilaus ja maksut

"Tilaukset"-välilehdeltä löydät yrityksesi tilaukseen liittyvät tiedot sekä palvelun ajantasaisen hinnoittelun. Tilaukset-sivulla voit rekisteröidä yrityksesi tilille maksukortin, jota käytetään tilauksen maksamiseen uuden laskutuskauden alkaessa. Kun yrityksen tilille on rekisteröity maksukortti, muistutamme asiakasta 2 viikkoa ennen uuden laskutuskauden alkua lähestyvästä veloituksesta, jolloin asiakkaalla on tarpeen mukaan mahdollisuus peruuttaa vielä tilaus. Maksusuorituksesta toimitetaan kuitti "Yritys" -välilehdellä syötettävään sähköpostiosoitteeseen. Mikäli haluat kasvattaa pakettiasi, se onnistuu helposti valitsemalla haluamasi paketin kohdalta "Päivitä".

Paketti on vanhentunut, vaikka olen syöttänyt maksukortin tiedot.

Duunissa.fi-palvelun maksukortin veloitukset tapahtuu paketin umpeutumisen jälkeen joko klo. 14.00 tai klo. 02.00 riippuen siitä, kumpi kellonajoista tulee paketin umpeutumisen jälkeen ensimmäisenä vastaan. Tästä syystä uuden kauden kynnyksellä on aina pieni hetki, jolloin palvelu näyttää paketin umpeutuneen, mutta veloitusta ei ole vielä keretty tekemään. Paketti on umpeutumisen jälkeen avoinna 24 tuntia, joten sitä pystytään tänä aikana käyttämään normaalisti.

Miksi maksukortin syöttäminen ei onnistu?

Yleisimmät syyt maksukortin syöttämisen epäonnistumiseen liittyvät käytettävän kortin rajoituksiin. Voi esimerkiksi olla, että kortista on estetty kokonaan verkko-ostot, jolloin kortin rekisteröiminen ei onnistu. Suosittelemme olemaan yhteydessä kortin myöntäneeseen tahoon ja tarkistamaan, että kortin asetuksissa on kaikki verkko-ostamiseen liittyvät asetukset kunnossa. Jos tilille on ennestään rekisteröity toinen maksukortti, suosittelemme poistamaan kaikki vanhaan maksukorttiin liittyvät tiedot valitsemalla ensin "Katkaise tilauksesi".

Olen syöttänyt maksukortin, mutta maksutapahtuma epäonnistuu.

Joskus käyttäjän onnistuu syöttää maksukortti palveluun, mutta maksu ei mene läpi. Pääkäyttäjä saa tällöin ilmoituksen maksutapahtuman epäonnistumisesta sähköpostiinsa. Alla mahdollisia syitä ja ratkaisuja tilanteen korjaamiseksi:

  1. Maksukortti on erääntynyt

    • Maksukortin aika voi olla umpeutunut. Rekisteröi tällöin voimassa oleva maksukortti palveluun. Suosittelemme poistamaan kaikki vanhaan maksukorttiin liittyvät tiedot valitsemalla ensin ”Katkaise tilauksesi”.

  2. Maksukortin verkko-ostoissa on maksuraja, jonka veloitus ylittäisi

    • Maksukortissa voi olla euromääräinen raja, joka ylittyisi Duunissa.fi-palvelun maksulla. Ota yhteyttä kortin myöntäneeseen tahoon muuttaaksesi rajoja.

Miksi sain viestin jossa kehoitetaan vahvistamaan maksukorttini uudelleen?

Toistuville verkkomaksuille, jollainen myös Duunissa.fi-palvelun tilaus on, on asetettu aikaraja, jotta turvallisuussyistä maksukortin haltija ajoittain vahvistaisi uudelleen tilaavansa kyseessä olevaa palvelua. Aikaraja on kaksi vuotta, jonka jälkeen korttia ei voida veloittaa ennen kuin kortin haltija on vahvistanut maksukortin uudelleen.

Työntekijän poistaminen ja tietosuojatoiminnot

Työntekijän poistaminen

Palvelussa on kaksi eri tapaa poistaa työntekijätunnus käytöstä. Ensimmäinen tapa on ottaa tunnus pois käytöstä eli muuttaa tunnus ns. "passiiviseksi". Passiivisen työntekijätunnuksen tiedot sekä tuntikirjaukset säilyy edelleen palvelussa, tehdyt työvuorot näkyy edelleen raporteilla ja tunnit säilyvät projektien yhteenvedoissa. Käytöstä poistetulla tunnuksella ei kuitenkaan voi palveluun kirjautua jonka takia sitä ei myöskään lasketa Duunissa.fi -palvelun paketin työntekijämäärään. Näin ollen työntekijän asettaminen passiiviseksi vapauttaa paikan uuden tunnuksen lisäämiselle.

Tunnus asetetaan passiiviseksi tunnuksen profiilissa "Tunnuksen Tila" -kohdassa. Poistamalla tunnukselta mahdollisuus kirjautua sisään muuttuu tunnus passiiviseksi. Passiivisen tunnuksen voi ottaa takaisin käyttöön eli muuttaa ns. "aktiiviseksi" tunnukseksi asettamalla asetus takaisin päälle. Tämä vaatii sen että paketissa on tilaa ottaa käyttöön aktiivinen tunnus.

Käytöstä poistettuja työntekijätunnuksia ei näytetä Työntekijät -sivulla normaalisti mutta valitsemalla alasvetovalikosta näytettäväksi joko Passiiviset- tai Kaikki työntekijät näkyy passiiviset tunnukset punaisella taustalla.

Toinen tapa poistaa työntekijän tunnus on käyttää tietosuojan mukaista henkilötietojen unohdus toimintoa.

Työntekijän unohtaminen

Työntekijän tunnus voidaan myös poistaa toiminnolla joka poistaa kaikki työntekijän tiedot palvelusta. Työntekijän unohtaminen vastaa tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen unohtamista. Tätä toimintoa ei voi peruuttaa joten sitä suositellaan käytettäväksi vain jos on täysin varmaa että mitään kyseisen henkilön tietoja tai työvuorotietoja ei enää tarvitse palvelussa säilyttää ja ne on otettu palvelusta talteen. Tunnuksen muokkauksessa aivan sivun alareunassa on "Merkitse unohdetuksi" -nappi josta painamalla palvelu pyytää vahvistuksen ennen tietojen hävittämistä. Vahvistuksen jälkeen järjestelmä sotkee kaikki tunnuksen henkilötiedot sekä poistaa tunnuksen näkyvistä myös passiivisten tunnusten listauksesta. Työvuorotiedot jäävät palveluun joten tuntimäärät eivät muutu esimerkiksi projektien yhteenvedoissa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palvelun raporteista on edelleen haettavissa esimerkiksi tiettyyn projektiin tehdyt tunnit ilman, että työntekijän unohtaminen vaikuttaa tähän. Työvuorojen henkilötietona näkyy silloin "Unohdettu työntekijä", eikä palvelusta pysty enää yhdistämään unohdettua työntekijää hänen tekemiin tunteihin.

Unohdettua työntekijää ei myöskään lasketa Duunissa.fi -palvelun pakettiin mukaan.

Lataa henkilötiedot (GDPR)

Työntekijän profiilissa on mahdollista myös ladata työntekijän tiedot palvelusta CSV-muodossa. Painikkeesta avautuu sivu jossa on mahdollista ladata 2 eri tiedostoa. Ensimmäinen tiedosto sisältää kyseisen tunnuksen kaikki palveluun merkityt henkilötiedot ja toinen tiedosto sisältää kaikki kyseisen tunnuksen tekemät työvuorot.