Raportit
Kaikkea Duunissa.fi-palvelun keräämää dataa tehdyistä työvuoroista voidaan tarkastella pääkäyttäjäpuolen "Raportit"-välilehdellä.
Raportointi on pääasiassa jaettu kahteen osioon, laajaan raportointiin sekä valmiisiin raporttimalleihin. Raporttien käyttö aloitetaan valitsemalla raportoinnin suodattimet, joista päivämäärien tarkasteluvälin valinta (aloitus ja lopetuspäivä) on ainoa pakollinen valinta.
Suodattimet
Kun suodattimia käytetään, hakee raportointi ainoastaan sellaisia työvuoromerkintöjä, joissa esiintyy vähintään yksi annettu arvo jokaisesta käytetystä suodattimesta.
Raportteja voidaan suodattaa seuraavilla kriteereillä:
Projektiryhmä
Projekti
Osasto
Työntekijä
Aloitus- ja lopetuspäivämäärä (pakollinen valinta)
Suodattimet toimivat sekä laajassa raportoinnissa että valmiissa raporttimalleissa.
Suodattimen käyttäminen
Suodattimia voidaan käyttää valitsemalla arvoja useammasta suodattimesta sekä valitsemalla yhteen suodattimeen useamman arvon.
Kun valitset arvoja useammasta suodattimesta, hakee raportointi ainoastaan sellaisia työvuoroja, jotka täyttävät kaikkien suodattimien kriteerit. Esimerkiksi alla oleva haku näyttää käyttäjälle kaikki ne työvuorot ajanjaksolta 5.1.–19.1.2021, joiden työntekijänä on Kalle Kuljettaja JA projektina "Pakkaus".
Kun käyttäjä valitsee yhteen suodattimeen useamman arvon, haetaan esimerkiksi alla olevan valinnan perusteella kaikki sellaiset vuorot ajalta 5.1.–19.1.2021, joiden työntekijänä on Kalle Kuljettaja TAI Antti Ahertaja JA projektina on "Pakkaus".
Kun olet tehnyt suodattimien valinnat, voit hakea valitsemasi raportin painamalla joko "Hae tiedot" (laaja raportointi) tai jotakin valmiista raporttimalleista (Projektiraportti, tuoteraportti, työaikaraportti).
Valmiit raporttimallit
Laajasta raportoinnista poiketen valmiit raporttimallit eivät ole käyttäjän muokattavissa niissä esitettyjen sarakkeiden suhteen. Valmiit raporttimallit ovat Duunissa.fi-palvelun luomia kiinteitä raportteja, joihin on pyritty sisällyttämään käyttäjien yleisimmin hakemat asiat selkeään muotoon.
Valmiita raporttimalleja pystyy kuitenkin suodattamaan vastaavasti kuin laajaa raportointiakin projektiryhmä-, projekti-, osasto- ja työntekijäsuodattimilla. Kuten laajassa raportoinnissa, ajanjakson valinta on pakollinen tieto.
Valmiita raporttimalleja ovat:
Projektiraportti
Tuoteraportti
Työaikaraportti
Projektiraportti
Projektiraportti on nelitasoinen raportti projektien tuntien kohdentumisesta seuraavassa hierarkiassa:
Projektiryhmä
Projekti
Työntekijä
Työvuoro
Alla olevassa esimerkissä projektiryhmä on ”Kuljetusten valmistelutyöt”, jonka tunnit koostuvat siihen tehdyistä projekteista ”Lastaus” ja ”Pakkaus”. Kyseisten projektien tunnit voidaan taas laskea kyseiseen projektiin työvuoroja tehneiden työntekijöiden kokonaistuntimääristä. Lopuksi näiden työntekijöiden työtunnit kyseisiin projekteihin on avattu työvuorokohtaisesti riveittäin.
Projektiraportti voidaan avata myös Excel-tiedostona raportin oikeasta yläkulmasta löytyvästä painikkeesta. Tulostuspainikkeen kautta raportti voidaan tulostaa tai tallentaa esimerkiksi PDF-tiedostona.
Tuoteraportti
Tuoteraportti esittää vastaavalla tavalla kuin projektiraportti tuotteiden käytön lähtien liikkeelle projektiryhmästä, jonka rivillä esitetään projektiryhmän sisällä käytettyjen tuotteiden hintojen summa. Projektiryhmän alla on projekti ja sen sisällä käytettyjen tuotteiden hintojen summa. Projektin alla on yksittäiset tuotenimikkeet sekä niiden käyttö päiväkohtaisesti riveittäin.
Tuoteraportti ei sisällä suoraan tietoa siitä, miten paljon kukin työntekijä on käyttänyt tuotteita kyseisellä ajanjaksolla. Mikäli kuitenkin haluat tietoosi tämän, voit suodattaa ennen raportin valintaa raportin tietyn työntekijän mukaisesti, kuten alla.
Työaikaraportti
Työaikaraportti tulostaa kustakin työntekijästä alla olevan esimerkin omaisen sivun, johon on koostettu työntekijän jokainen työpäivä kyseiseltä ajanjaksolta. Työntekijäkohtaisesti raportissa esitetään seuraavat tiedot:
Päivä, viikonpäivänä
Pvm, kalenteripäivänä ja kuukautena
Työpäivä, aloitus- ja lopetushetki
Mikäli työpäivä sisältää useita työvuoroja, otetaan aloitushetki ensimmäisestä työvuorosta ja lopetushetki viimeisestä työvuorosta.
Tunnit
Tunnit-sarakkeesta on vähennetty ruokatauko sekä tauot.
Ruokatauko, asetetun ruokatauon pituus
Lomat/poissaolot
Sarakkeeseen tulee lomien ja poissaolojen lisäksi tieto etätyöstä sekä arkipyhistä.
Ylityöt, oletustyöajan yli menevä osuus.
Työaikapankkiin, oletustyöajan yli tai alle jäänyt osuus.
Työaikapankin saldo
Kertoo työaikapankin saldon kyseinen päivä mukaan luettuna.
Työntekijän oman raportin lopusta löytyy lisäksi kolme yhteenvetolaatikkoa, joissa esitetään kootusti yhteenvedot korvauksista, tunneista sekä päivistä.
Tuntierittelyn yhteenvedossa esitetään seuraavat tiedot:
Säännöllinen työaika
Säännöllinen työaika esittää sitä työajan yhteismäärää, josta on poistettu ruokatauko, tauot sekä ylityöt.
Ylityö
Ylityö esittää sen työajan määrää, joka kumulatiivisesti on ylittänyt asetuksissa määritellyn työajan pituuden.
Yhteensä
Yhteensä-rivi laskee edellä kuvatut Säännöllinen työaika ja Ylityö -rivit yhteen. Tämä kertoo työajan määrän, josta on vähennetty ruokatauot sekä muut tauot.
Iltatyö
Iltatyö kuvaa sitä työajan määrää, joka edellä kuvatusta työajan yhteismäärästä on tehty yrityksen asetuksissa määritellyn iltatyöajan aikana.
Yötyö
Yötyö kuvaa sitä työajan määrää, joka edellä kuvatusta työajan yhteismäärästä on tehty yrityksen asetuksissa määritellyn yötyöajan aikana.
Lauantai
Lauantai kuvaa sitä työajan määrää, joka valitulla ajanjaksolla on tehty lauantaipäivien aikana.
Sunnuntai
Sunnuntai kuvaa sitä työajan määrää, joka valitulla ajanjaksolla on tehty sunnuntaipäivien aikana. Riippuen yrityksen asetuksista sunnuntaitunnit voivat sisältää myös arkipyhinä tehdyt työvuorot.
Huomioi, että ilta- ja yötunneista sekä lauantai- ja sunnuntaitunneista ei vähennetä raporteissa ruokataukoa. Ruokataukoa ei voida vähentää näistä tuntilajeista kaavamaisesti, sillä yksittäinen työvuoro voi muodostua useammasta tuntilajista. Esimerkiksi vuorokauden vaihteen yli menevä työvuoromerkintä voi sisältää sekä perjantai- että lauantaitunteja. Palvelu ei voi tällöin päättää käyttäjän puolesta, mistä tuntilajista ruokatauko vähennetään.
Työvuororaportti
Työvuororaportti tulostaa kustakin työntekijästä alla olevan esimerkin omaisen sivun, johon on koostettu työntekijän jokainen työvuoro kyseiseltä ajanjaksolta. Kaikki raportin ajat on muodossa tunnit:minuutit. Työntekijäkohtaisesti raportissa esitetään seuraavat tiedot:
Pvm, päivämäärä ja kuukausi
Mikäli päivä sisältää useita työvuoroja näytetään päivämäärä ainoastaan päivän ensimmäisen vuoron rivillä. Rivit, joilla ei ole päivämäärää ovat saman päivän aikana kun edellinen työvuoro.
Työvuoro, aloitus- ja lopetusajankohta
Tunnit
Tunnit-sarakkeesta on vähennetty tauot mutta ei automaattisesti vähennettävää ruokataukoa eikä matka-aikaa.
Tauot
Työvuoroon merkittyjen taukojen yhteiskesto.
Matkat
Työvuoroon merkittyjen matkojen yhteiskesto.
Ilta, Yö, Lauantai ja Sunnuntai -sarakkeet
Kuhunkin sarakkeeseen on eritelty työvuoron tunnit, jotka lasketaan kyseisiin tuntilajeihin yrityksen Asetusten mukaisesti.
Projektiryhmä
Työvuoroon merkitty projektiryhmä tai työvuoron projektin projektiryhmät, jos projektiryhmän valinta ei ole käytössä työvuoron aloituksessa.
Projekti
Työvuoroon merkitty projekti.
Tuote / Korvaus
Lista työvuoroon merkityistä tuotteista ja korvauksista.
Määrä
Tuotteen tai korvauksen kappalemäärä.
Yksikköhinta
Tuotteen tai korvauksen kappalehinta mikäli se on palvelussa määritelty.
Työntekijän oman raportin lopusta löytyy lisäksi viisi yhteenvetolaatikkoa, joissa esitetään kootusti yhteenvedot korvauksista, tunneista, päivistä, tuotteista sekä projektitunneista.
Tuntierittelyn yhteenvedossa esitetään seuraavat tiedot:
Säännöllinen työaika
Säännöllinen työaika esittää sitä työajan yhteismäärää, josta on poistettu ruokatauko, tauot sekä ylityöt.
Ylityö
Ylityö esittää sen työajan määrää, joka kumulatiivisesti on ylittänyt asetuksissa määritellyn työajan pituuden.
Yhteensä
Yhteensä-rivi laskee edellä kuvatut Säännöllinen työaika ja Ylityö -rivit yhteen. Tämä kertoo työajan määrän, josta on vähennetty ruokatauot sekä muut tauot.
Ruokatauot
Ruokatauot esittää sitä ajan yhteismäärää, joka on säännöllisestä työajasta poistettu automaattisella ruokatauon vähennyksellä.
Iltatyö
Iltatyö kuvaa sitä työajan määrää, joka edellä kuvatusta työajan yhteismäärästä on tehty yrityksen asetuksissa määritellyn iltatyöajan aikana.
Yötyö
Yötyö kuvaa sitä työajan määrää, joka edellä kuvatusta työajan yhteismäärästä on tehty yrityksen asetuksissa määritellyn yötyöajan aikana.
Lauantai
Lauantai kuvaa sitä työajan määrää, joka valitulla ajanjaksolla on tehty lauantaipäivien aikana.
Sunnuntai
Sunnuntai kuvaa sitä työajan määrää, joka valitulla ajanjaksolla on tehty sunnuntaipäivien aikana. Riippuen yrityksen asetuksista sunnuntaitunnit voivat sisältää myös arkipyhinä tehdyt työvuorot.
Huomioi, että ilta- ja yötunneista sekä lauantai- ja sunnuntaitunneista ei vähennetä raporteissa ruokataukoa. Ruokataukoa ei voida vähentää näistä tuntilajeista kaavamaisesti, sillä yksittäinen työvuoro voi muodostua useammasta tuntilajista. Esimerkiksi vuorokauden vaihteen yli menevä työvuoromerkintä voi sisältää sekä perjantai- että lauantaitunteja. Palvelu ei voi tällöin päättää käyttäjän puolesta, mistä tuntilajista ruokatauko vähennetään.
Laaja raportointi
Laajan raportoinnin käyttö alkaa "Hae tiedot"-painikkeesta, joka muodostaa taulukon selaimen ikkunaan sekä tuo käyttäjälle muutamia lisävalintoja. Käyttäjä valitsee sen raportin, jonka pohjalta haluaa järjestää datan. Tämän jälkeen käyttäjä pystyy poistamaan tai lisäämään raporttiin sarakkeita "Sarakkeiden näkyvyys" -painikkeen alta kaiken sen tallennetun datan pohjalta, joka kyseisessä raportissa pystytään esittämään. Valitsemalla itselleen tarpeelliset ja poistamalla turhat sarakkeet "Sarakkeiden näkyvyys" -toiminnon alta käyttäjä pystyy luomaan itselleen juuri tarvitsemansa raportin ja tulostamaan sen haluamassaan muodossa: Excel-, CSV- tai PDF-tiedostona. Käyttäjä pystyy järjestämään selaimessa näkyvän taulukon tietoja ylimmän rivin otsikoista. Tätä toimintoa voidaan käyttää järjestämällä rivit esimerkiksi työntekijätiedon mukaan aakkosjärjestykseen.
Raportointia on mahdollista järjestää kuuden eri raporttipohjan puitteissa:
Tunnit työvuoroina
Tunnit työpäivinä
Tunnit työpäivinä (projektit)
Projektien yhteenveto
Tuotteiden yhteenveto
Työntekijöiden yhteenveto
Tunnit työvuoroina -raportti
Tunnit työvuoroina -raportissa esitetään jokainen palveluun kirjattu työvuoro eriteltynä omalle rivilleen. Koska yksittäisen työntekijän päivä voi palvelussa sisältää useamman työvuoron, saattaa yhtä työntekijää kohti olla useampi rivi tässä raportissa. Työvuorot on haettu valitulta ajankohdalta sekä valituilla suodattimilla. Työvuoron aikana pidetyt tauot ja matkat on laskettu yhteen. Raportin tietoja voidaan suodattaa raportit-sivun suodattimilla tai taulukon pohjalla olevien alasvetovalikkojen avulla.
Huomioi, että esimerkiksi lounastauon automattista vähennystä ei voida esittää tässä raportissa, sillä palvelu ei voi päättää käyttäjän yli, mistä työvuorosta lounastauko vähennetään.
Tunnit työpäivinä -raportti
Tunnit työpäivinä -raportissa esitetään jokaisen työntekijän yhden päivän aikana tekemät työvuorot yhdistettynä yhdeksi työpäiväksi. Yksi työntekijän rivi voi koostua useammasta työvuorosta. Työpäivät on haettu valitulta ajankohdalta. Raportin tietoja voidaan suodattaa raportit-sivun suodattimilla tai taulukon pohjalla olevien alasvetovalikkojen avulla.
Huomioi, että tämä raportti ei voi esittää esimerkiksi projekteihin liittyviä tietoja, koska yksittäinen rivi voi sisältää useamman työvuoron, joissa on tehty eri projekteja.
Tunnit työpäivinä (projektit) -raportti
Tunnit työpäivinä (projektit) -raportti on sisällöltään samankaltainen kuin Tunnit työpäivinä -raportti, mutta tässä raportissa työpäivät on laskettu projektikohtaisesti. Raportti esittää siis tiettyyn projektiin kohdistetut yhden päivän aikana tehdyt työvuorot yhteenlaskettuina yhdessä rivissä. Raportin tietoja voidaan suodattaa raportit-sivun suodattimilla tai taulukon pohjalla olevien alasvetovalikkojen avulla.
Huomioi, että tämä raportti ei voi esittää esimerkiksi tietoa työntekijästä, sillä yksittäinen rivi voi sisältää useamman työvuoron usealta eri työntekijältä.
Projektien yhteenveto -raportti
Projektien yhteenveto -raportissa esitetään valitulta ajanjaksolta kirjattujen työvuorojen kokonaistuntimäärä projektikohtaisesti. Raportti yhdistää siis kaikki ajankohtaan osuvat kuhunkin projektiin kohdistetut työvuorot yhdeksi riviksi. Raportin tietoja voidaan suodattaa raportit-sivun suodattimilla tai taulukon pohjalla olevien alasvetovalikkojen avulla.
Huomioi, että tämä raportti ei voi esittää esimerkiksi työntekijätietoa tai päivämäärätietoa, sillä yksittäinen rivi voi sisältää työvuoroja useammalta päivältä ja useammalta työntekijältä.
Tuotteiden yhteenveto -raportti
Tuotteiden yhteenveto -raportissa esitetään työvuoroihin kirjattujen tuotteiden kokonaismäärät projektikohtaisesti. Raportin tietoja voidaan suodattaa raportit-sivun suodattimilla tai taulukon pohjalla olevien alasvetovalikkojen avulla.
Huomioi, että raportti järjestää tuotteiden kulutuksen projektikohtaisesti ja siksi tuotteiden käyttöä esimerkiksi työntekijäkohtaisesti ei voida esittää tässä raportissa.
Työntekijöiden yhteenveto -raportti
Työntekijöiden yhteenveto -raportissa esitetään työntekijöihin liittyvä muu tieto valitulta ajanjaksolta. Raportista näet mm. korvausten määrät, lomat ja poissaolot. Raportin tietoja voidaan suodattaa raportit-sivun suodattimilla tai taulukon pohjalla olevien alasvetovalikkojen avulla.
Omat raporttipohjat
Raporttipohjia tallentamalla ei käyttäjän tarvitse muistaa joka kerta valita tarvitsemiaan sarakkeita erikseen, vaan tallennetulle raporttipohjalle tulee aina valitut sarakkeet automaattisesti. Tämä helpottaa raporttien käyttöä.
Omat raporttipohjat löytyvät Raportit sivulta sen jälkeen, kun olette hakeneet tiedot haluamillanne hakuehdoilla painamalla "Hae tiedot".
Ensin tulee valita se raporttipohja, jota haluatte käyttää oman raporttipohjan perustana. Tämän jälkeen Sarakkeiden näkyvyydestä tulee valita näkyviin ne sarakkeet, jotka raporttipohjallenne tarvitsette näkyviin.
Tämän jälkeen painamalla "Tallenna" avautuu pop-up ikkuna, jossa voitte valita raportille paikan (yrityksellä on yhteensä 6 paikkaa omille raporttipohjille tällä hetkellä) ja antaa sille oman nimen.
Uuden raporttipohjan voi tallentaa myös sellaiselle paikalle, johon on jo ennestään tallennettu raportti. Tällöin uusi raporttipohja korvaa vanhan. Tallennetun raporttipohjan voi myös poistaa samasta ikkunasta.
Kun raporttipohja on tallennettu yritykselle, näkyy raporttipohja kohdassa "Omat raportit" aina sen jälkeen, kun käyttäjä painaa ”Hae tiedot”. Raporttipohjat ovat myös kaikkien lisäpääkäyttäjien käytettävissä. Tietojen hakemisen jälkeen oma raporttipohja valitsee automaattisesti näkyviin raporttipohjaan tallennetut sarakkeet ja poistaa muut sarakkeet näkyvistä.
Raporttipohjat eivät tallenna haun rajauksia, joten osastovastaavat saavat raportit edelleen ainoastaan oman osastonsa työntekijöiden osalta.
Passiivisten työntekijöiden ja projektien näkyminen raporteissa
Yrityksen työntekijä- ja projektiasetuksista on mahdollista määritellä työntekijä tai projekti passiiviseksi. Passiiviseksi siirtäminen tarkoittaa käytännössä, että näille ei voida silloin luoda uusia työvuoromerkintöjä, mutta kaikki aikaisemmin luodut työvuoromerkinnät ovat kuitenkin löydettävissä raporteista.
Jos esimerkiksi passiiviseksi siirretyn työntekijän työvuoromerkintöjä osuu raporttien tarkastelussa valittuun ajanjaksoon, näkyvät kyseisen työntekijän merkinnät normaalisti.
Passiiviseksi siirrettyjä työntekijöitä ja projekteja ei näytetä suodattimissa, joten näiden perusteella voidaan suodattaa raportointia ainoastaan siirtämällä työntekijä tai projekti uudelleen aktiiviseksi.