Työntekijät

Tässä käydään läpi ainoastaan välttämättömimmät asiat uuden työntekijän profiilin luomiseksi. Profiiliin liitettävistä muista tiedoista ja valinnoista kerrotaan lisää kohdassa "Olemassa olevan työntekijäprofiilin muokkaaminen".

Uuden työntekijäprofiilin luominen aloitetaan "Työntekijät"-sivun oikeasta yläkulmasta "+ Työntekijä" -painikkeesta.

Uuden työntekijän luomiseksi pakolliset täytettävät kohdat ovat työntekijän "Käyttäjätiedot":

• Etu- ja sukunimi

• Käyttäjätunnus

• Salasana (valmiiksi generoitu, mutta voit määritellä sen myös itse)

Suosittelemme lisäämään myös käyttäjätietojen alta löytyvän sähköpostiosoitteen. Lisäämällä sähköpostiosoitteen työntekijä saa kirjautumistunnukset suoraan sähköpostiinsa, jolloin niitä ei tarvitse erikseen toimittaa. Profiilin lisätyn sähköpostiosoitteen avulla työntekijä pystyy myös palauttamaan itse oman salasanansa, mikäli se on unohtunut. Muussa tapauksessa salasana täytyy vaihtaa pääkäyttäjän toimesta.

Kun olet valmis, voit painaa "Lisää työntekijä" -painikkeesta. Muista, että työntekijätietoja voi muokata myös jälkikäteen.

Mikäli sähköpostiosoitetta ei lisätä työntekijän tietoihin, kannattaa käyttäjätunnukset ottaa talteen toimittaaksesi ne muulla tavoin. Tunnukset voidaan lähettää työntekijälle sähköpostitse myös jälkikäteen profiilin muokkauksen kautta.

Työntekijän luonnissa on mahdollista valita myös vasemmasta yläkulmasta löytyvä usean työntekijän joukkoluonti. Joukkoluonnissa voi luoda maksimissaan 10 työntekijää kerrallaan antamalla ainoastaan nimitiedon työntekijöistä. Palvelu generoi käyttäjille automaattisesti käyttäjätunnuksen sekä salasanan, mutta pääkäyttäjän täytyy toimittaa nämä erillisesti.

Työntekijäprofiilin muokkaaminen aloitetaan "Muokkaa" -painikkeesta "Toiminnot" -sarakkeessa. Profiilin tiedot on jaettu viiden otsikon alle

• Käyttäjätiedot

  • Käyttäjätiedot on annettu jo työntekijän luonnin yhteydessä, mutta niitä on myös mahdollista muuttaa.

• Osasto/Alihankkija

  • Työntekijän voi määrittää kuuluvaksi yhteen osastoon/alihankkijaan. Tämä vaikuttaa seuraaviin asioihin:

    1. Raporteissa tietoja voi suodattaa osaston mukaisesti. Tällöin näytetään kaikkien niiden työntekijöiden tunnit, jotka kuuluvat kyseiseen osastoon.

    2. Luotaessa lisäpääkäyttäjätunnuksia, voidaan lisäpääkäyttäjälle myöntää oikeudet tiettyyn osastoon. Tällöin lisäpääkäyttäjä saa oikeudet niihin työntekijöihin, jotka kyseiseen osastoon kuuluvat.

• Työntekijän projektit

  • Tämän valinnan takaa pystyt määrittelemään mihin kaikkiin projekteihin työntekijä kuuluu. Projekteihin kuuluminen on tärkeää silloin, kun yrityksen asetuksista on määritelty projektien näkyvyys niin, että työntekijät näkevät ainoastaan omat projektinsa.

• Työtiedot

  • Työtiedoissa merkittävin valinta palvelun toiminnan kannalta on työntekijän henkilökohtaisen työpäivän oletettu pituus. Mikäli tämä otetaan käyttöön, ajaa se kyseisen työntekijän kohdalla yrityksen yleisen oletetun työajan pituuden yli. Katso tarkemmin kohta "Työntekijökohtaisen oletetun työpäivän pituuden määrittäminen".

  • Työtiedoista löytyvät muut kohdat ovat yrityksen sisäistä käyttöä varten, eikä niillä ole palvelun toiminnan kannalta merkitystä.

• Yhteystiedot

  • Yhteystietojen kentät ovat yrityksen sisäistä käyttöä varten, eikä niillä ole palvelussa toiminnallisuutta.

Luodaksesi työntekijälle manuaalisesti tuntikirjauksen, valitse "Toiminnot" -sarakkeesta "+ Tuntikirjaus".

Valinta avaa sivun, jolle saat lisättyä kaikki samat tiedot, mitkä on valittavina myös työntekijän omassa sovelluksessa. Tuntikirjauksen pakolliset tiedot ovat aloitus- ja lopetusaika. Mikäli tuntikirjaus sisältää taukoja ja/tai matkoja, laske näiden kestot yhteen omiin kenttiinsä.

Kun olet valmis, voit lisätä tuntikirjauksen "Lisää" -painikkeesta.

Työntekijän profiiliin voidaan liittää RFID-tunnus, jota tarvitaan käytettäessä leimauslaitetta työvuoroleimausten tekemiseen.

Työntekijät-listassa RFID-ikoni näkyy vihreänä niillä työntekijöillä, joiden profiiliin on liitetty RFID-tunnus.

Voit tutustua leimauslaitteen käyttöönottoon leimauslaitteen ohjeista. Mikäli olet kiinnostunut leimauslaitteen hankkimisesta yrityksellenne, voit olla yhteydessä myyntiimme.

Työntekijän profiilin muokkauksessa voidaan "Tunnuksen tila" -valinnan alta määrittää, onko tunnus aktiivinen vai passiivinen. Aktiivisen tunnuksen valinta näkyy sinisenä ja passiivisen harmaana. Ainoastaan aktiivinen tunnus voi kirjautua työntekijäprofiiliin sisään ja luoda uusia työvuoroja.

Työntekijän profiili voidaan siirtää passiiviseksi, jos sitä ei tarvita, mutta ei haluta myöskään poistaa. Passiivisen työntekijän työvuorot näkyvät yhä raporteissa, mutta profiili ei varaa yrityksen tililtä yhtä työntekijän paikkaa. Yrityksellä voi siis olla passiivisia työntekijöitä tilin alla enemmän kuin mihin paketin koko antaa oikeuden, ainoastaan aktiiviset työntekijät lasketaan paketin kokoa määriteltäessä mukaan.

Yrityksen asetuksissa määritetään koko yritystiliä koskeva oletustyöpäivän pituus. Mikäli yrityksessä on erilaisia työaikakäytäntöjä, voidaan tarvittaessa yksittäiselle työntekijälle asettaa myös henkilökohtainen asetus työpäivän pituuteen.

Asetus otetaan käyttöön vaihtamalla "Työntekijän työpäivän oletettu pituus" -kytkin päälle (päällä ollessaan kytkin on sininen) ja asettamalla oletetun työpäivän kokonaispituus sekä ruokatauon kesto. Asetus ajaa päällä ollessaan yrityksen yleisen asetuksen yli, jolloin raporteissa ja työaikapankissa työntekijän kohdalla käytetään viitearvoina näitä asetuksia.

Työntekijän henkilökohtaisen työpäivän oletuspituus noudattaa muutoin samaa logiikkaa kuin yrityksen vastaava asetus. Ohjeet asetuksen käyttämiseen löydät Asetukset -kohdasta.