Asetukset

Työaika ja tauot on yrityskohtainen asetus työpäivän oletuspituudesta ja ruokatauon kestosta. Työntekijäkohtaiset asetukset löytyvät työntekijän profiilista.

Mikäli yritys ei halua erikseen seurata ruokataukojen aikaa ja kestoa taukopainikkeella voi ruokatauolle määrittää oletuskeston joka voidaan vähentää työntekijän työtunneista automaattisesti. Tämä automaattisesti vähennettävä ruokatauko tulisi sisällyttää työpäivän oletuspituuteen.

Esimerkki: Työntekijä tulee töihin kello 8:00 ja lähtee kello 16:00, työaikaa on 7,5 tuntia ja puolentunnin lounas, tulee asetuksissa työpäivän oletuspituutena olla 8 tuntia ja ruokatauon kestona 30 minuuttia.

Jos yritys haluaa seurata ruokataukoja tarkasti on ruokatauon kesto suositeltavaa jättää tyhjäksi ja huomioida tämä myös työpäivän oletuspituudessa. (Taukopainikkeella merkittyjä taukoja ei lasketa työaikaan joten tämän huomioimatta jättäminen saattaa aiheuttaa työaikapankissa miinustunteja)

Joissakin raporteissa on mahdollista näyttää lisätietona ilta-, yö-, lauantai- ja sunnuntaitunnit. Ilta- tai yötunnit tuntilajin voi ottaa pois käytöstä jättämällä aloitusaika tyhjäksi. Päivä-, ilta- ja yötunneille asetetaan alkamisaika ja päättymisaika on seuraavan tuntilajin alkamisaika. (Yötunnit päättyvät päivätuntien alkuun)

Jos arkipyhät on valittu laskettavaksi sunnuntaitunteihin ei niitä lasketa lauantaitunteihin vaikka pyhäpäivä olisikin lauantai. (esimerkiksi Juhannuspäivä)

Yritys voi itse valita mitkä lisäpainikeet työntekijä näkee palvelussa työvuoron aikana. Mikäli asetusmuutos ei näy sovelluksessa kannattaa sovellus synkronoida ajankohtaisten asetusten päivittämiseksi.

Palvelussa on mahdollista ottaa käyttöön 5 eri korvaustyyppiä. Käytössä olevat korvaukset näkyvät työntekijän tapahtumakirjauksessa Korvaukset välilehdellä. Muu korvaus on mahdollista nimetä vapaasti ja valittu nimi näkyy työntekijän tapahtumakirjauksessa.

Työntekijän työvuorokirjauksen lopussa sekä projektinvaihdossa sijaitseva tapahtumakirjaus on mahdollista määrittää pakolliseksi. Tapahtumakirjauksen ollessa pakollinen sovellus ilmoittaa ettei työvuoroa voi lisätä niin kauan kunnes tapahtumakirjaukseen on kirjoitettu jotakin

Työaikapankille on mahdollista asettaa aloituspäivämäärä jonka avulla saldot voidaan kätevästi "nollata" ilman saldomuokkauksia. Työaikapankin saldon lasku alkaa asetetusta päivästä ja alkusaldona on silloin 0 tuntia. Työaikapankin aloituspäivä ei voi olla tulevaisuudessa.

Työaikapankin saldoille voidaan määrittää maksimi plussa- ja miinustunnit. Saldon mennessä yli maksimin ei kertyviä tunteja enää lasketa vaan ne häviävät.

Esimerkiksi tilanne jossa plussatuntien maksimi on 40 tuntia, työntekijän nykyinen saldo on +39 tuntia ja työntekijä tekee 3 tuntia ylimääräistä työtä. Saldo on vuoron jälkeen 40 tuntia mutta kun työntekijä seuraavan kerran tekee vaikka 15 minuuttia normaalia lyhyemmän työpäivän on saldo nyt +39 tuntia 45 minuuttia. Jos yli maksimin menneet 2 tuntia halutaan laskettavan tulee maksimirajaa nostaa suuremmaksi.

Vähennä työaikapankissa työpäivän kokonaispituudesta ruokatauko-asetusta ei suositella käytettävän palvelun normaalissa käytössä. Kyseinen asetus olettaa että ruokatauko ei kuulu työpäivän oletuspituuteen vaan on siihen lisättävää aikaa. Asetuksen käyttö saattaa aiheuttaa työaikapankin saldoissa ruokataukojen verran ylimääräistä miinusta.

Yritys voi määrittää saako työntekijät itse lisätä, muokata tai poistaa omia saldovapaitaan.

Ylimääräinen työvuoro on työvuoroon liitettävä lisätieto joka muuttaa sitä miten työaikapankki käsittelee kyseisen työvuoron. Ylimääräisen työvuoron merkinnällä mahdollistetaan se ettei esimerkiksi lauantaina tehty 3 tunnin ylimääräinen keikka aiheuta miinustunteja pankissa. Ylimääräinen työvuoron voi joko mennä kokonaisuudessaan plussana työaikapankkiin tai se voidaan asettaa jäämään kokonaan työaikapankin huomioimatta jolloin kyseisestä vuorosta ei tule plussaa eikä miinusta.

Työntekijän tuntikirjaukset voidaan kohdistaa projektien lisäksi myös projektiryhmiin. Asetuksen Työntekijä valitsee kaikista projekteista ollessa päällä työvuorokirjaukset kohdistetaan pelkästään projekteihin ja projektiryhmät eivät ole käytössä. Jos haluatte työntekijöiden kirjaavan tunnit myös projektiryhmiin tulee asetus Työntekijä valitsee ensin projektiryhmän ja sen jälkeen siihen kuuluvan projektin laittaa päälle. Vain yksi näistä asetuksista voi olla käytössä kerrallaan.

Projektien käyttäminen ei ole Duunissa.fi-palvelussa pakollista mutta yrityksen niin halutessa voidaan ottaa käyttöön projektin valinnan pakotus jolloin työvuoroa ei voi aloittaa ilman että ensin valitsee projektin.

Työntekijöille voi myös antaa oikeuden itse lisätä yritykselle lisää projekteja. Jos työntekijä lisää projektin mobiilisovelluksella tulee sovellus synkronoida jotta projekti näkyy työvuoron aloitusnäkymässä.

Työntekijöille voi myös antaa oikeuden manuaalisesti lisätä, muokata tai poistaa omia tuntikirjauksia. Lukitse työntekijän työvuorot-asetuksella voidaan kuitenkin rajoittaa sitä aikaa kuinka kauan työntekijän on mahdollista muokata työvuorojaan. Esimerkiksi asetettaessa työvuorot lukittavaksi 1 päivän jälkeen voi työntekijä vielä muokata edellisen vuorokauden työvuorojaan mutta sitä edeltäviä vuoroja ei voi muokata tai lisätä. Arvolla 0 työntekijä voi muokata ainoastaan kuluvan vuorokauden puolella tehtyjä työvuoroja. Pääkäyttäjä voi aina muokata myös lukittuja työvuoroja.

Yritys voi myös määrittää saako työntekijät itse lisätä, muokata tai poistaa omia lomamerkintöjä palvelun kalenterista.

Palvelussa on mahdollista käyttää kolmea erilaista poissaoloa. Näistä kaksi ensimmäistä, sairauspoissaolo ja henkilökohtainen poissaolo ovat valmiiksi nimettyjä mutta kolmannen poissaolon nimi on mahdollista määrittää yrityskohtaisesti. Tämä nimi näkyy työntekijän sovelluksessa jos muu poissaolo on käytössä.

Poissaolon voi merkitä vain sellaiselle päivälle jonka kohdalla ei ole jo olemassa olevaa poissaoloa tai työvuoromerkintää. Jos päivän kohdalla on työvuoromerkintä tulee se poistaa ennen kun poissaolon voi palveluun merkitä.

Poissaolokohtaisesti on mahdollista määrittää vaikuttaako kyseinen poissaolotyyppi työaikapankkiin vai ei. Poissaolon vaikuttaessa työaikapankkiin vähennetään poissaolopäivältä työpäivän oletuspituus työaikapankin saldosta.

Poissaoloista on myös mahdollista luoda automaattisesti työvuoro kyseisen poissaolon ajalle. Työvuoro luodaan automaattisesti työpäivän oletuspituuden mukaan. Poissaolon poistaminen poistaa myös automaattisesti luodun työvuoron. Työvuorojen automaattisen luomisen ollessa päällä poissaoloja ei suositella merkittäväksi tulevaisuuteen. Tulevaisuuteen merkityt työvuorot voivat aihettaa ongelmia palvelun käytössä.

Palvelua on myös mahdollista käyttää kiinteällä leimauslaitteella. Kiinteitä leimauslaitteita voi vuokrata suoraan meiltä mutta siihen soveltuu mikä tahansa Android käyttöjärjestelmällinen mobiililaite jossa on NFC lukuominaisuus ja Duunissa.fi-sovellus asennettuna.

Leimauslaitteen lisäämisen jälkeen tulee asetukset tallentaa ennen kun uudella laitteella voi kirjautua järjestelmään sisälle. Mikäli leimauslaite ei kirjaudu sisään vaan ilmoittaa ettei laitetta löytynyt niin kannattaa yrittää poistaa laite ja lisätä se uudelleen.

Näkyvyysasetukset kohdassa voit määrittää mm. näkeekö työntekijät muiden työntekijöiden tulevat lomat tai saavatko työntekijät nähdä tuotteille palveluun asetetut hinnat.

Työntekijät on mahdollista liittää vain tiettyihin projekteihin. Näytä työntekijöille kaikki yrityksen projektit-asetus sallii kaikkien työntekijöiden tehdä työvuoroja mihin tahansa yrityksen aktiiviseen projektiin ilman että heitä täytyy erikseen niihin liittää.

Näytä GPS-koordinaatit sijaintitiedoissa-asetus määrittelee näytetäänkö työvuorokortissa sijaintitiedon lisäksi työvuoron yhteyteen tallennetut GPS-koordinaatit.

Vähennä ruokatauot automaattisesti raporteissa-asetus ottaa käyttöön ruokatauon automaattisen vähennyksen Duunissa.fi-palvelun vanhassa raporttityökalussa, Raportit V2:ssa.